1С Бухгалтерия 7.7. Руководство по ведению учета
Авансовый отчет
Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.
Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.
На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.
Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».
Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Назначение аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.
На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).
Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.
В ней нужно указать:
- дату совершения расходов;
- номер документа;
- выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
- указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);
- сумму НДС.
Для печати авансового отчета в форме документа следует нажать кнопку «Печать».
Авансовый отчет можно напечатать на одной стороне листа целиком, для этого в закладке «Оборотная сторона» следует отключить флажок «Печатать оборотную сторону с новой страницы».
Если вы хотите получить двусторонний документ, флажок «Печатать оборотную сторону с новой страницы» следует установить.
Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «OK»).
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 и 71.11) и дебету счета, на который списываются затраты данного наименования.
Для «рублевых» авансовых отчетов используется субсчет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».
Для «валютных» авансовых отчетов используется субсчет 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».
Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов или материалов – или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, счет 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях»). В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренными для этого документами конфигурации: «Поступление материалов», «Услуги сторонних операций» и т. д.
Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется для случаев, когда поставщик не предоставил счет-фактуру. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС» (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки на сумму без НДС. Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесении ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».
Одновременно при необходимости могут быть сформированы записи по налоговому учету – в части признания расходов либо факта приобретения имущества, работ, услуг и прав (подробности в гл. 10 «Справочная информация по конфигурации», параграф «Формирование записей по налоговому учету»).
