Защита и сохранение жизненно важных документов является частью повседневной работы. Кроме того, компания также несет юридическую обязанность хранить ряд документов определенное количество лет.
Важные документы должны храниться в нескольких экземплярах, необходимо ввести в действие процедуры, обеспечивающие хранение одного из экземпляров в удаленном безопасном месте.
В целях гарантированного сохранения информации, имеющейся в компьютерах, ее копируют на носители, которые помещают в хранилище вне основного производственного помещения.
Независимо от метода, используемого для сохранения документов вне основного производственного помещения, необходимо иметь письменную процедуру, график вывоза и доставки и ответственного за выполнение процедуры.